Informar a los trabajadores sobre algoritmos e IA: qué cambió el 5 de octubre

19 de octubre de 2026. Desde el 5 de octubre está en vigor el Real Decreto 723/2026, que obliga a informar a los trabajadores sobre los algoritmos e IA que usas para decidir sobre sus condiciones de trabajo. Dos días después, el 7 de octubre, la AEPD publicó una nota que aprieta la tuerca cuando esos sistemas se usan para seleccionar personal.

Si tienes a alguien contratado y usas una app para cuadrar turnos, un software que puntúa candidaturas o una herramienta que reparte avisos entre tus operarios, esto te toca. Y no es una norma para multinacionales con departamento de cumplimiento: se aplica a todas las empresas, sin excepción por tamaño.

Informar a los trabajadores sobre algoritmos e IA: qué dice exactamente la norma

El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, se publicó en el BOE número 228, del 15 de septiembre de 2026, y entró en vigor el 5 de octubre. Transpone una directiva europea sobre condiciones laborales transparentes y sustituye al Real Decreto 1659/1998, que era el que decía qué tenías que entregar por escrito a tu plantilla.

Lo nuevo es una letra k) en el artículo 3.2: hay que informar de «la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones», y también de «las pautas, criterios y reglas de funcionamiento» de esos sistemas cuando se usen para decidir sobre la duración y distribución de la jornada, la asignación de tareas, los salarios, la progresión profesional, el lugar de trabajo o la extinción del contrato.

Cuándo, cómo y a quién

• Por escrito: el artículo 6 admite papel o formato electrónico, siempre que sea accesible, se pueda almacenar e imprimir y la empresa conserve prueba de la transmisión o recepción. Un WhatsApp suelto no sirve.
• Antes de empezar: el artículo 7.1 exige entregarla «con carácter previo al inicio de la relación laboral». Antes había hasta dos meses de margen; ese margen desapareció.
• Si algo cambia: hay que comunicarlo como máximo el día en que surta efecto.
• Con la gente que ya tenías: no hay que rehacer los contratos. Según coinciden los análisis de Iberley, Laboral Social y Andersen sobre la disposición transitoria única, el trabajador debe solicitar la información que no tenga, y la empresa dispone de 30 días hábiles.
• Sin excepción por tamaño: el artículo 2.1 habla de «todas las empresas». La única excepción es por duración: el capítulo que contiene estas obligaciones solo se aplica a relaciones de más de cuatro semanas.

La nota de la AEPD del 7 de octubre: el detalle que casi nadie cuenta

La Agencia Española de Protección de Datos publicó el 7 de octubre la nota «Sistemas algorítmicos en el ámbito laboral. Transparencia y garantías de protección de datos», a raíz de su advertencia AI-00009-2026 sobre una herramienta de cribado de currículums. Conviene precisarlo: esa advertencia es preventiva, no es una sanción. Pero la nota deja tres avisos que te interesan.

Uno. Lo laboral no sustituye a lo de protección de datos: «Esta obligación laboral no desplaza el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ni la Ley Orgánica 3/2018». Son dos deberes distintos y cumplir uno no te da por cumplido el otro.

Dos. Los candidatos que no llegas a contratar siguen protegidos por el RGPD. Si una herramienta ordena currículums, a ellos también hay que informarles.

Poner a una persona a «revisar» no te salva automáticamente

Tres, la parte fina. Muchos asumen que si al final decide un humano, ya está. La AEPD dice que no: «La presencia formal de una persona no excluye el artículo 22», y quien revise «debe poder valorar críticamente la puntuación y apartarse de ella». Añade un criterio incómodo: conviene registrar las discrepancias con la recomendación automatizada, porque no discrepar nunca puede ser indicio de que firmas lo que diga la máquina. Y no te obliga a entregar el código fuente, pero «tampoco admite explicaciones genéricas o puramente técnicas». Decir «usamos un algoritmo» no es informar.

Y esto a ti en qué te afecta

• Asesoría en Telde, seis personas. Si el software reparte expedientes o calcula una productividad que pesa en los ascensos, eso es asignación de tareas y progresión profesional. Entra.
• Clínica de fisioterapia en Ingenio, tres fisios. Si la app de citas asigna sola los pacientes, repartes carga de trabajo con un sistema automatizado. Entra.
• Tienda en Vecindario que cuadra turnos con una app. La distribución de la jornada aparece nombrada en la letra k). Entra.
• El caso más común: pegar currículums en ChatGPT para hacer una preselección. Ahí se juntan las dos cosas, informar y lo que pide la AEPD sobre revisión humana real.

Fíjate en el patrón: da igual si la herramienta se vende como «inteligencia artificial» o como una app de turnos de doce euros al mes. Lo que activa la obligación es que un sistema decida o sugiera decisiones sobre las condiciones de trabajo de tu gente. Si dudas de qué parte de tu automatización y CRM con IA para pymes encaja en esa descripción, es justo la conversación que toca tener ahora.

Lo que no cambia

• Puedes seguir usando IA y automatizaciones. La norma obliga a contarlo, no prohíbe nada.
• No hay trámite nuevo: no se presenta nada ante la administración. Es información que entregas a tu gente.
• Si decides tú a mano, sin herramienta que puntúe o reparta, la letra k) no te aplica.
• Tus obligaciones de RGPD siguen igual. Esto se suma, no las sustituye.
• Y no hay cifra de multa que darte: ni el real decreto ni la nota de la AEPD fijan una cuantía. Quien te prometa un número exacto se lo inventa.

Qué puedes hacer esta semana

• Haz la lista: diez minutos y un papel con las herramientas que tocan a tu plantilla.
• Marca las que deciden: si influye en jornada, tareas, sueldo, ascensos, puesto o salida, va al documento.
• Redacta un anexo de una página y entrégalo con prueba de recepción. En contrataciones nuevas, antes del primer día.
• Habla con tu asesoría laboral. Nosotros te ayudamos con las herramientas, los criterios y el uso responsable de la IA en tu empresa; la redacción laboral la firma quien lleva tus contratos.

Resumen

• El Real Decreto 723/2026 está en vigor desde el 5 de octubre de 2026 (BOE número 228, de 15 de septiembre).
• Obliga a informar por escrito de los sistemas algorítmicos que deciden sobre condiciones de trabajo, y de sus criterios y reglas.
• Se aplica a todas las empresas: la única excepción es por duración del contrato, no por tamaño.
• En contratos nuevos, antes del inicio de la relación laboral; en los ya vigentes, a solicitud y con 30 días hábiles de plazo.
• La nota de la AEPD del 7 de octubre recuerda que esto se suma al RGPD y que una revisión humana de adorno no vale.
• Nadie ha fijado todavía una cuantía concreta de sanción por no informar.

Si no sabes si tus herramientas entran, no improvises: se resuelve con una lista y media hora de conversación. Cuéntanos en qué punto estás y te decimos qué necesitas primero. La primera consultoría es gratuita, y si lo tuyo es solo revisar dos herramientas, te lo diremos tal cual. Cada decisión, con criterio.